Datenschutzerklärung

Stand: 27. Juli 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen dieser Anwendung ist:
Fabian Eckel
Hohe Straße 44, 51149 Köln, Deutschland
E-Mail: admin@postflow.one

2. Überblick der Verarbeitung

Post.FLOW ist ein Planungswerkzeug für die Film- und TV-Postproduktion; mit Story.FLOW gehört dazu eine Fläche für die redaktionelle Folgenplanung. Wir verarbeiten Daten (a) zur Bereitstellung der Nutzerkonten und der Anwendung sowie (b) im Auftrag der Kunden-Firmen deren Personaldaten. Im letzteren Fall handeln wir als Auftragsverarbeiter; verantwortlich ist dann die jeweilige Firma, die die Daten einstellt.

3. Kategorien betroffener Personen und Daten

• Nutzerkonten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Profilbild, Rolle sowie Firmen- und Projektzuordnung und Anmeldedaten.
• Personaldatenbank (im Auftrag der Firma): Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon, Ort, Anstellungsart, Gewerk/Rolle, Arbeitstage, Qualifikationen sowie eine interne Einstufung („Personalampel", Skala 1–5).
• Verfügbarkeiten und Buchungen: Verfügbarkeitszeiträume und Einsatz-/Schichtzuweisungen.

Es werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, z. B. Gesundheits- oder Religionsdaten) und keine Zahlungsdaten verarbeitet. Die interne Einstufung ist eine Bewertung; betroffene Personen haben insoweit Auskunfts- und Widerspruchsrechte (Art. 15, 21, 22 DSGVO).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Nutzung der Anwendung sowie zur Personaleinsatzplanung. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Nutzung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Dienst) sowie – bei der Personaldatenbank – die Verarbeitung im Auftrag der jeweiligen Firma auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).

5. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein:

• Supabase – Datenbank und Authentifizierung (Rechenzentrum EU/Frankfurt)
• Vercel – Hosting und Anwendungsbetrieb (Rechenzentrum EU/Frankfurt)
• Resend – Versand von Transaktions-E-Mails
• Anthropic – KI-Funktionen in Story.FLOW (siehe Abschnitt 6)
• Sentry – Fehler-Monitoring (EU-Region, ohne personenbezogene Daten)
• Cloudflare – DNS/Namensauflösung

6. KI-gestützte Funktionen

Für einzelne Funktionen von Story.FLOW (Import von Folgenabläufen aus Tabellen, Entwurf eines Folgenablaufs aus Übergabeprotokollen) nutzen wir die Programmierschnittstelle von Anthropic (Anthropic PBC, USA). Die dafür bereitgestellten Dokumente und zugehörige Projektinhalte werden an Anthropic übermittelt und dort zur Bereitstellung der jeweiligen Funktion verarbeitet. Nach den geltenden Vertragsbedingungen verwendet Anthropic diese Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen. Eine Übermittlung findet nur statt, wenn Sie eine KI-Funktion aktiv auslösen; die Übermittlung in die USA ist über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert (siehe Abschnitt 7).

7. Übermittlung in Drittländer

Die primäre Verarbeitung (Datenbank, Authentifizierung, Anwendungsbetrieb) findet in der Europäischen Union (Frankfurt) statt. Einige Dienstleister sind US-Unternehmen; entsprechende Übermittlungen sind über Auftragsverarbeitungsverträge inklusive EU-Standardvertragsklauseln bzw. eine Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind bzw. auf Weisung der verantwortlichen Firma. Konto- und Personendaten werden bei Löschung des Kontos bzw. des Datensatzes entfernt.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77). Wenden Sie sich dazu an admin@postflow.one.

10. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen: verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS), Verschlüsselung im Ruhezustand, strenge Zugriffskontrolle, EU-Datenhaltung und ein Fehler-Monitoring ohne personenbezogene Daten.

11. Cookies

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung und die Sitzung gesetzt. Es findet kein Tracking und keine werbliche Analyse statt.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen an der Anwendung oder der Rechtslage dies erfordern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.